태스크 플로우✨
상담 업무를 단계 별로 정리하고 관리하여 효율적인 상담이 가능합니다.
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상담 업무를 단계 별로 정리하고 관리하여 효율적인 상담이 가능합니다.
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상담을 진행하다 보면, 바로 처리하기 어려운 고객 요청이 생길 때가 있어요.
이런 요청을 놓치지 않고 챙기려면 따로 기록하고 관리해야 하죠.
이때 후속 업무(Task)를 단계별로 정리해 두고, 흐름에 따라 처리해 나갈 수 있도록 도와주는 기능이에요.
해당 기능은 현재 베타 서비스 중이며, 기능 및 사용 방식은 변경될 수 있습니다.
태스크 플로우를 사용하려면, 먼저 관리자가 💡기능을 켜고 업무에 맞는 흐름을 설정해줘야 해요.
메뉴에 접속합니다. 관리자가 ⚙️에서 사용 설정을 켜면
모든 상담사가 태스크 플로우를 사용할 수 있으며, 기본 보드가 생성됩니다.
상담사가 채팅 중 태스크 플로우를 편하게 이용할 수 있도록 우측 상담정보 영역에서
태스크 플로우의 탭 위치도 지정할 수 있습니다.
최초 생성된 진행/보류/해결/기타 4개의 기본 보드를 수정하거나 추가, 삭제 할 수 있습니다.
만들어진 보드가 태스크 플로우에서 단계 별로 관리할 수 있는 업무 흐름이 됩니다.
[+새 보드 추가]를 선택해 최대 8개까지 보드 생성이 가능하며, 보드별 이름, 색상을 지정할 수 있습니다.
이제 상담하면서 바로 처리하기 어려운 업무는 태스크 플로우로 ✍️등록할 수 있어요.
채팅 입력창 하단 도구에서 🎟️ 태스크 아이콘 팝업에서 생성하려는 업무 단계를 선택하면
해당 단계의 태스크가 생성됩니다.
우측 상담정보 영역의 태스크 탭을 이용하면 현재 생성된 태스크 목록을 확인하면서
신규 태스크 생성도 가능합니다.
생성한 태스크 플로우는 현재 진행 중인 상담에 연결됩니다.
오픈 베타 기간 동안은 태스크를 삭제할 수 없으며, 한 채팅방에서 최대 10개의 태스크만 생성할 수 있습니다.
실제 업무 목적으로만 생성해 주세요!
태스크 플로우 ID는 생성 규칙 [TK(Task) - 25(해당년도) - A0001(태스크 플로우 생성순)]에 맞춰
자동 생성됩니다.
태스크 플로우 ID 우측에서 태스크 제목을 작성할 수 있으며, Enter로 저장 가능합니다.
작성 후 태스크 플로우 단계 이동이 가능합니다.
태스크 플로우는 별도 저장 버튼 없이 각 영역에서 작성 완료 시 바로 반영됩니다.
이 때 추가/변경한 기록은 🕒 시간 아이콘에서 확인할 수 있습니다.
태스크 종료 선택 시 종료 상태가 되며, 필요한 경우 태스크 플로우 단계를 선택해 복구할 수 있습니다.
태스크 플로우 영역은 태스크의 현재 업무 단계를 보여줍니다. 다른 단계 선택 시 단계가 즉시 변경되며
각 단계에서의 소요 시간을 확인할 수 있습니다.
상태 영역은 태스크 종료 전 필수값으로 업무의 성공/실패를 선택 합니다.
우선순위 영역은 태스크의 중요도를 표현하며, 기본은 ‘ 보통 ’ 입니다.
태스크 플로우는 상담과 연결되어 있으며, 상담을 진행 중인 상담사가 자동으로 소유자가 됩니다.
상담사가 변경되면, 태스크 플로우의 소유자도 함께 변경됩니다. 변경 이력에서 확인 가능합니다.
참조자를 추가하여 같이 업무를 해결할 수 있습니다. 참조자로 등록하지 않더라도
담당 매니저와 관리자는 태스크 플로우를 확인하고 수정할 수 있습니다.
실제 업무를 해결하고 태스크 플로우를 종료하기 위한 체크리스트를 작성할 수 있습니다.
업무 관련 파일을 첨부할 수 있으며, 이미지, pdf, MS, 압축파일 등 대부분의 파일을 업로드할 수 있으며,
10MB 이하 파일로 3개까지 등록 가능합니다.
체크리스트와 별개로 참고할 내용을 메모로 작성할 수 있습니다.
채팅창 상단에서 해당 상담에 내가 소유자이거나 참조자인 태스크 수를 확인할 수 있습니다.
태스크 상세 화면에서 [확장]을 선택하여 더 넓어진 화면으로 태스크를 관리할 수 있습니다.
칸반 보드로 진행 중인 태스크 플로우를 👀한눈에 확인할 수 있어요.
제목과 태스크 번호, 메모 내용으로도 검색이 가능합니다.
내가 소유한 태스크와 참조된 태스크를 구분해서도 볼 수 있으며, 특정 보드만 확인하거나 중요도
기준으로도 확인 가능합니다.
상담사 별로도 확인이 가능한데, 매니저는 담당 상담사, 관리자는 전체 상담사 중 선택할 수 있습니다.
종료된 태스크는 [종료 태스크 보기]에서 확인할 수 있으며, 종료된 태스크도 태스크 플로우 영역에서
단계를 선택하여 해당 단계로 복구할 수 있습니다.
보드에 나열된 태스크 목록을 drag&drop하여 순서를 변경할 수 있습니다.
태스크 선택 시 상담 내용과 해당 태스크의 상세 정보를 팝업으로 확인할 수 있습니다.
