태스크 플로우 (Beta)🔥
상담 업무를 단계 별로 정리하고 관리하여 효율적인 상담이 가능합니다.
상담 업무를 태스크 단위로 체계적으로 관리해보세요! 상담 중 발생하는 업무를 태스크로 등록하고 흐름을 따라가며, 진행 상태 · 상태별 To-do · 협업 기능을 통해 누락 없이 처리할 수 있습니다.
해당 기능은 현재 한시적 **베타(무료)**로 제공되며, 기능 및 사용 방식은 변경될 수 있습니다.
1. 태스크 플로우란?
상담 중 또는 종료 후 발생하는 후속 업무를 태스크 단위로 관리할 수 있는 기능입니다. 생성된 태스크는 사전 설정된 흐름(플로우)에 맞춰 진행 상태, 상태별 To-do, 댓글, 참조자 기능 등을 통해 상담을 구조적으로 운영할 수 있습니다.
✔️ 활용 Tip
반복되는 업무에 맞춰 관리자가 플로우와 상태별 체크리스트를 미리 구성해 두면, 상담사들은 일관되고 누락 없는 상담을 진행할 수 있습니다. 조치 후 후속 상담이 이어져야 할 경우 채팅 상담의 ‘종료 보류’ 기능을 함께 이용해보세요!
2. 태스크는 언제 생성하나요?
태스크는 상담사가 아래와 같은 상황에서 활용할 수 있으며, 관리자는 이를 통해 업무 현황을 파악하고 상담 품질 개선과 고객 관리에 활용할 수 있습니다.
케이스
설명
주요 기능
업무 처리에 협업이나 진행 상황 관리가 필요한 경우
고객 요청 처리 중 다른 담당자와 협업하거나 진행 현황 확인이 필요한 상황
참조자 등록, 댓글, 상태 관리, 마감일, 우선순위
정형화된 절차를 일관되게 따라야 하는 경우
정해진 절차나 동일한 프로세스를 여러 상담사가 동일한 기준으로 처리해야 하는 상황
관리자의 상태별 To-do 템플릿, 공유 파일
성과 관리와 품질 개선이 필요한 경우
상담 성과를 기록하고 성공/실패를 구분해 품질 개선 인사이트를 얻어야 하는 상황
성공/실패 값, 통계
3. 관리자가 미리 준비할 게 있나요?
⚠️ 잠깐!
아래의 기능은 관리자 기능입니다. 매니저와 상담사는 관리자가 활성화한 플로우와 상태만 확인 가능하며, 플로우나 상태에 대한 수정 권한이 없습니다.
1) 플로우 생성/수정
보다 쉽게 이용하실 수 있도록 보편적인 기본 플로우를 미리 구성해 두었습니다. 그대로 사용하셔도 되고, 업무에 맞게 상태를 수정하거나 새로운 플로우를 추가해도 좋습니다.
여러 개의 플로우는 다양한 업무 상황에 맞춰 병행 사용하거나 하나의 업무를 대상으로 A/B 테스트에 활용할 수 있습니다. 새로운 플로우를 구성고 적합한 방식을 선택해주세요.
2) 상태 수정
보다 유연하게 활용할 수 있도록 상태 관리 기능을 제공합니다. 상태 ON/OFF로 플로우 depth를 조절하고, drag&drop으로 순서를 변경할 수 있습니다. 또한 상태별 To-do를 등록해 두면 상담사들이 일관된 업무 가이드를 따라 상담을 진행할 수 있습니다.
3) 파일 공유
보다 편리하게 활용할 수 있도록 파일 공유 기능을 제공합니다. 관리자가 필요한 자료를 미리 업로드해 두면, 상담사는 공유 파일을 내려받아 참고하거나 바로 채팅창으로 전송해 빠르게 상담을 진행할 수 있습니다.
4. 태스크는 어떻게 생성하고 관리하나요?
1) 태스크 생성
플로우를 선택해 태스크를 생성할 수 있습니다. 관리자가 미리 등록한 To-do와 공유 파일을 확인하며 효율적으로 상담을 진행하세요.
📌 생성 후에는 플로우 변경이 불가합니다.
📌 관리자가 등록한 To-do는 생성 시점에만 반영되고, 파일(자료)는 즉시 반영됩니다.
2) 태스크 진행
생성된 태스크는 첫 번째 상태에서 시작합니다. 업무 상황에 따라 상태를 변경하고, To-do를 등록·완료 처리할 수 있습니다. 또한 노트와 파일을 추가해 상담 내용을 체계적으로 기록하고 추적할 수 있습니다.
3) 태스크 관리
업무 추적 관리에서 나아가 태스크를 업무 관리 도구로 활용할 수 있습니다.
우선순위 : 긴급 업무를 구분해 빠르게 대응
마감일 : 약속된 기한 내 처리 여부를 추적
참조자·댓글 : 유관자를 추가해 협업하고 소통 강화
4) 태스크 종료
태스크는 업무가 완료되면 종료 상태로 변경해 마무리할 수 있습니다. 종료 시에는 성공 / 실패 값을 지정하여 성과를 기록할 수 있으며, 이 데이터는 상담 품질 개선과 인사이트 도출에 활용됩니다.
📌 종료한 태스크는 언제든 복구해 수정도 가능합니다.
5. 생성된 태스크는 어떻게 확인하나요?
1) 상담 별 태스크 확인하기
내 상담 현황 또는 전체 상담에서 상담방을 선택하면, 태스크 탭에서 연결된 태스크 목록을 확인할 수 있습니다. 담당 상담사(소유자)와 참조자는 상세 내용을 열람·수정할 수 있습니다.
2) 고객 별 태스크 확인하기
고객 리스트에서 해당 고객의 상담 이력을 열람하고, 상담 건별 태스크 목록도 함께 확인할 수 있습니다.
3) 상담사 별 태스크 확인하기
태스크 플로우 관리에서 내가 소유·참조한 모든 태스크를 보드뷰/목록뷰로 확인할 수 있습니다. 매니저는 담당 상담사별, 관리자는 전체 상담사별로 확인 가능합니다. 또한 drag&drop으로 상태를 변경하거나, 태스크를 선택해 대화 내용과 함께 상세 정보를 열람·수정할 수 있습니다.
기타. FAQ
Q. 상담 중 새 태스크가 생성되지 않아요.
→ 한 상담방에서 동시 진행 가능한 태스크는 최대 10개입니다. 기존 태스크를 종료한 후 생성해 주세요.
Q. 상담사가 바뀌면 태스크는 어떻게 되나요?
→ 진행 중인 태스크의 소유자가 자동으로 변경되며, 변경 후 상담사의 담당 매니저와 변경 전 상담사는 참조자로 등록됩니다. 단, 종료 태스크는 자동 변경되지 않으므로, 히스토리 공유가 필요하다면 참조자로 직접 등록해 주세요.
Q. 종료된 태스크는 확인할 수 없나요?
→ 종료된 태스크도 목록에서 조회 가능합니다. 단, 종료 후에는 파일 열람과 참조자 관리만 가능하며, 태스크 정보는 확인만 가능합니다. 성공/실패 변경 등 다른 수정은 복구 후 진행해 주세요.
Q. 태스크 상세 내용을 확인할 수 없어요.
→ 태스크는 담당 상담사(해당 상담방의 현재 상담사)와 참조자로 등록된 경우만 상세 확인 및 수정이 가능합니다. 담당 상담사에게 참조자 추가를 요청해 주세요.
Last updated